Documento Soporte Electrónico

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – está regulando cada vez más la información contable que tienen las empresas, inició con la facturación electrónica, luego con la nómina electrónica y a partir del 1 de agosto de 2022 se debe implementar el documento soporte electrónico.

Con la obligatoriedad de estos documentos electrónicos, la DIAN, prácticamente tiene acceso a toda la información de las empresas para poder optimizar los procesos de fiscalización de los impuestos nacionales que se presentan a esta entidad y las empresas tienen mayor presión para presentar de manera adecuada sus impuestos; adicionando que, el no cumplimiento genera multas y sanciones que pueden afectar de manera considerable el flujo de caja de los contribuyentes.

La implementación del documento soporte electrónico, está regulada en la Resolución No. 000167 del 30 de diciembre de 2021, modificada por la Resolución No. 000488 del 29 de abril de 2022, la cual cambia la fecha de entrada en vigencia de esta norma para el 1 de agosto de 2022.

Ahora bien, para entender un poco más del tema, en este boletín se dará a conocer el significado de documento soporte electrónico, beneficios, requisitos, quienes están obligados a implementarlo, periodicidad del reporte a la DIAN y efectos del no cumplimiento de la obligación.

La DIAN define el documento soporte con no obligados a expedir factura electrónica de venta y/o o documento equivalente como:

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN[1].

Por otro lado, la implementación del documento soporte, trae consigo una serie de beneficios que la misma DIAN los define como:

1. Usar el costo o la deducción en la declaración de renta.
2. Desmaterialización de los comprobantes fiscales.
3. Mantener actualizada la información de sus costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
4. Acceder a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas[2].

Ahora bien, la Resolución No. 000167 de 2021 indica los requisitos para generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, entre ellos encontramos:

1. Estar denominado expresamente como «Documento Soporte en Adquisiciones efectuados a no obligados a facturar»
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS[3]

Por otro lado, la misma resolución en su artículo 3, señala los sujetos obligados a generar de forma electrónica y transmitir para validación, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste a:

“… Son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre las ventas – IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA…”[4]

 Adicionalmente, se debe tener en cuenta la manera y periodicidad de la generación electrónica del documento soporte, para ello, la Resolución 000167 del 30 de 2021, en el artículo 2, estipula que:

2.1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieren bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o

2.2 Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con el mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente[5].

Finalmente, los efectos que trae el no cumplimiento de esta obligación por parte de los contribuyentes, en primer lugar, es el rechazo de los costos y gastos e impuestos descontables en las respectivas declaraciones de renta e IVA y posteriormente, las sanciones por el no envío de la información a la DIAN.

Así las cosas, los contribuyentes se deben preparar para adquirir este servicio con sus proveedores tecnológicos y empezar a cumplir con este nuevo requerimiento de la DIAN a partir del 01 de agosto de 2022.

Elaborado por:
Amparo Benavides
Coordinadora B.P.O

Revisado por:
Ingrid Cárdenas
Abogada

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.