Nuevas disposiciones en los contratos de trabajo en Colombia. Aplicabilidad de la firma electrónica

Como bien sabemos, cuándo iniciamos un nuevo trabajo lo primero que se realiza para formalizar la relación laboral con una entidad, es la elaboración y firma del contrato de trabajo. Por tal razón, en este artículo queremos dar a conocer, lo que estableció el Gobierno frente a la firma electrónica del contrato individual de trabajo y conocer su validez.

El contrato de trabajo cuenta con sus respectivas regulaciones, las cuales están consignadas en el Código Sustantivo de Trabajo o Código Laboral en los artículos 22 a 75, donde se regulan las diferentes modalidades de contratación laboral, su duración, terminación e indemnización en caso de que el despido sea injustificado, así lo menciona la página de Actualícese en su publicación.[1]

¿Que es la firma electrónica?

La firma electrónica según el Decreto 2364 de 2012 la define como:

“(…) Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.”[2]

Adicionalmente, existen 3 tipos de firmas, a partir de lo señalado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999: las digitales, las electrónicas y las electrónicas certificadas. Todas ellas son válidas judicialmente y tienen autenticidad, es decir, que sirven para mostrar la identidad del firmante.[3]

Fuente: https://www.asuntoslegales.com.co/consumidor/conozca-las-diferencias-entre-una-firma-electronica-electronica-certificada-y-digital-3017965

De igual forma cabe mencionar que existe un subtipo de firma electrónica, llamada firma electrónica simple o firma digitalizada, la cual es definida por Signaturit de la siguiente manera: “La firma digitalizada es la conversión del trazo de una firma en una imagen. Para obtener tu propia firma digitalizada tienes que realizarla sobre un papel y escanearla. O bien realizarla mediante algún tipo de hardware, como pueden ser los pads de firma, que te permiten guardar la imagen de tu firma en el ordenador – en formato .jpg o .png – y utilizarla cada vez que la necesites. La firma digitalizada se considera firma electrónica simple, con lo cual es legal. Pero no ofrecen ninguna garantía respecto a la identidad del firmante (que es una característica de las firmas simples).”[4] Con lo anterior se puede concluir que la firma escaneada que se está utilizando de forma habitual para firmar documentos es un tipo de firma electrónica y por lo tanto es objeto de la regulación y normatividad acá descrita.

Por otra parte, la pandemia generada por el Covid-19 que aún impacta el país, ha ocasionado diversos cambios que han obligado a buscar estrategias que colaboren y permitan continuar con el desarrollo de las actividades empresariales y así mejorar la economía; este es el caso de la firma electrónica para los contratos de trabajo. Es por esto por lo que el Ministro de Trabajo Ángel Cabrera en la página del Ministerio de Trabajo mencionó:

(…)”en estos momentos de tantas tensiones, la regulación de la firma electrónica del contrato de trabajo es una buena noticia para que la generación de empleo no se detenga y haya acciones efectivas en favor del empleo y estimular la capacidad empresarial”.[5]

¿En donde se encuentra regulada está nueva disposición?

Dicha información se encuentra consignada en el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021 el cual es firmado por (…) “el presidente Iván Duque y el ministro del Trabajo, Ángel Custodio Cabrera, que reglamenta de manera inmediata, la firma electrónica en un contrato individual de trabajo y podrá ser suscrita por cualquiera de las partes o por ambas.”[6]

La norma establece que la firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la manuscrita y destaca que los avances tecnológicos han propiciado la aparición de nuevos escenarios que impulsan el empleo formal, en los cuales se hace necesaria la suscripción de documentos de contratación a través [de] medios electrónicos, con el aseguramiento de su autenticidad y la observancia de los derechos de trabajadores y empleadores. Así mismo, brinda seguridad jurídica, celeridad y economía.[7]

El Decreto 526 de 2021 le adiciona unos artículos al capítulo del Título 1, Parte 2 al Decreto 1072 de 2015, relacionado con el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y le da legalidad a la firma electrónica del contrato individual de trabajo.[8]

¿Cuál es el uso de la firma electrónica?

¿Cuáles son sus requisitos?

El ministerio de trabajo menciona que los requisitos son “los establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo:

• Exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional.
• Debe contener fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente: identificación y domicilio del empleador y trabajador, lugar y fecha de celebración, naturaleza del trabajo, cuantía de la remuneración, forma y periodos de pago, suministros de habitación y alimentación, y cuando se requiera (duración y terminación del contrato).

Finalmente, el decreto precisa que se deberá dar pleno cumplimiento en cuanto a la protección y tratamiento de datos personales y el Ministerio del Trabajo a través de los inspectores de trabajo ejecutará las acciones de inspección, vigilancia y control. “[9]

En conclusión, la elaboración de los contratos de trabajo individuales realizados con firma electrónica, cuentan con la misma validez y efectos jurídicos que los contratos elaborados con firma litográfica. Sin embargo, se debe tener presente y cumplir con lo establecido en la Ley 527 de 1999 o Decreto1074 de 2015.

Elaborado por:
Dayana Ramírez
Coordinadora de Auditora

Corregido por:
Ingrid Cárdenas Prieto
Abogada

Aprobado por:
Fernando Guzmán Acosta
Gerente General.